Architecture49, une firme dynamique regroupant plus de 200 professionnels à travers le Canada, est reconnue au niveau national et international pour l’excellence de ses projets. Le bureau de Montréal (a49montreal.com) désire combler le poste suivant:

Adjoint(e) administratif(ve) et réceptionniste

Se rapportant  à l’Architecte Principal, l’adjoint(e) sera responsable de supporter l’équipe sur des projets de toutes envergures.

Principales responsabilités :

• Réception :
  • Recevoir les appels entrants et fournir l’information pertinente à la clientèle, rediriger les appels dans les délais appropriés;
  • Accueillir, informer et rediriger les visiteurs se présentant au pupitre de la réception principale;
  • Courrier et réception.
• Support aux gestionnaires pour mémos, lettres, corrections etc.
• Support aux employés :
  • Acueillir les nouveaux employés;
  • Soutenir les employés dans leurs tâches quotidiennes et besoins particuliers;
  • Organisation des salles de conférence.
• Gestion de bureau :
  • Commander les fournitures de bureau et papeterie, voir à l’entretien des photocopieurs et des machines à café, responsable des soumissions et des rencontres avec les divers représentants, coordonner les services d’entretien;
  • Programmation des postes téléphoniques et des cartes d’accès;
  • Planifier et coordonner les envois par messagerie rapide et par la poste (Envoi de colis, envoi de lettres, etc, etc.);
  • Classement et archivage.
• Comptabilité :
  • Suivi de la facturation, réception, codification et approbation des factures par les gestionnaires, collection et entrée de données, communication avec les divers clients et fournisseurs, transmission des documents au bureau chef.
• Offre de services :
  • Assister le coordonnateur marketing et les gestionnaires dans les recherches quotidiennes d’appels d’offres (SEAO, MERX etc…), organisation et montage des documents d’offre de services.
• Assurer la communication entre les divers membres d’équipe de travail, envoi de mémos, organisations d’évènements corporatifs et formations.
• Effectuer toutes autres tâches connexes jugées pertinentes dans le cadre du poste de réceptionniste.

Qualifications recherchées :

• Diplôme en secrétariat ou équivalent;
• 3 ans (minimum) d’expérience pertinente à titre de réceptionniste dans une entreprise de taille moyenne à très grande;
• Excellente communication tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Bilinguisme obligatoire;
• Bonne connaissance des principaux utilitaires en bureautique (Word, Excel, Outlook);
• Connaissance de la suite Adobe, un atout;
• Connaissance du domaine de l’architecture, un atout;
• Autonomie et sens de l’organisation;
• Capacité à travailler et gérer plusieurs tâches et plusieurs échéances en même temps, tout en travaillant avec le public ainsi qu’avec plusieurs équipes de travail.

Avantages offerts :

• Salaire concurrentiel
• Régime d’assurance collective
• Programme d’épargne retraite collectif
• Régime d’achat d’actions
• Programme d’aide aux employés
• Participation de l’employeur à l’achat de la carte OPUS (25%)
• L’horaire de travail pour le poste est basé sur une semaine de 37,5 heures
• Flexibilité d’horaire et horaire d’été possibles

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